Ce alegem: servicii sau echipamente de digitizare?

Stim cu totii ca digitizarea cartilor nu este un proces ce poate fi realizat de oricine si utilizand orice scaner obisnuit de birou. Digitizarea in aceste conditii ar fi extrem de inceata si laborioasa iar rezultatele ar fi complet nesatifacatoare atat din punct de vedere al calitatii obtinute cat si datorita riscului deteriorarii cartilor in timpul digitizarii.

Desi digitizarea fondului papetar este o necesitate a prezentului – prin prisma asigurarii accesului facil si rapid la informatie al cititorilor – ea trebuie gandita si planificata cu responsabilitate. Trebuie sa luam in considerare atat specificul fiecarei biblioteci (volumul de carte, formatele, vechimea, gradul de deteriorare, continutul text–imagini) cat si de bugetul si personalul disponibil, eforturile si durata necesara realizarii intregului proces.

De aceea, cand dorim digitizarea cartilor unei biblioteci publice, universitare, sau institutionale avem intotdeauna doua optiuni la dispozitie. O prima optiune, poate cea mai utilizata pana in prezent in Romania, o constituie "achizitia" de servicii de digitizare din partea unei companii specializata in digitizare carte. A doua solutie ar fi realizarea interna a digitizarii (in-house) prin achizitia de echipamente si aplicatii software dedicate pentru digitizare si creerea unei echipe specializate. Ambele solutii prezinta avantaje si dezavantaje pe care dorim sa le discutam in continuare

A. UTILIZAREA DE SERVICII EXTERNE PENTRU DIGITIZARE CARTE

Externalizarea serviciilor de digitizare carte inseamna de fapt colaborarea bibliotecii cu o firma prestatoare de servicii de digitizare pentru transpunerea fondului papetar in format digital in vederea distributiei ulterioare a acestuia catre publicul bibliotecii.

De obicei, companiile specializate in servicii de digitizare sunt companii cu experienta, iar "produsul final" oferit este unul de calitate. In functie de dotare, aceste companii pot folosi in digitizare atat scanere automate, destinate in special cartilor noi si aflate in stare foarte buna, cat si scanere manuale pentru carti vechi de patrimoniu. In serviciile de digitizare oferite este inclus si aplicatia software pentru distributie, configurata pe cerintele beneficiarului. Iata cateva din avantajele si dezavantajele alegerii acestei optiuni pentru digitizarea fondului papetar:

Avantaje in utilizarea de servicii externe pentru digitizare carte:

1. Este o solutie "la cheie" – Optiunea externalizarii digitizarii nu da bataie de cap, fiind varianta cea mai usoara pentru beneficiari, gata la cheie. Ca si "proprietari" de fond de carte tot ce trebuie sa facem este sa furnizam cartile companiei ce ne ofera serviciile, sa le inspectam la returnare si sa verificam rezultatele digitizarii.

2. Nu necesita personal suplimentar – Digitizarea este realizata de personalul companiei specializate cu implicare minima din partea personalului biliotecii.

3. Timp de finalizare scurt - Pentru a fi cat mai profitabile, companiile care ofera servicii de digitizare au un flux de lucru foarte bine optimizat, astfel incat timpul de executie pentru digitizarea unui fond de carte va fi scurt. Acest lucru poate reprezenta totusi si un dezavantaj, in cazul in care beneficiarul nu poate asigura flux constant de carte pentru digitizare ceea ce duce la intreruperea repetata a procesului.

4. Aplicatii software de distributie si arhivare adaptate la cerintele bibliotecii/arhivei. Unii prestatori ofera pe langa serviciile de digitizare carte si aplicatii specializate care sa permita utilizarea imediata a arhivei digitale in mediul on-line (fie public, fie intern). Aceste aplicatii insa, implica niste costuri suplimentare.

5. Adaptabilitatea la buget

Externalizarea digitizarii cartilor nu necesita un buget mare, nici dotari suplimentare. Fondul de carte poate fi digitizat treptat, in etape separate, in functie de bugetul alocat pentru aceste servicii.

6. Economie maxima mai ales in cazul colectiilor reduse de carti. In situatia in care biblioteca nu doreste digitizarea unui volum mare de carti, atunci investitia in echipamente de digitizare nu se justifica si externalizarea digitizarii este cea mai optima solutie.

Dezavantaje in externalizarea digitizarii cartilor

1. Manipularea improprie a cartilor – In cazul externalizarii serviciilor nu avem controlul asupra modului de manipulare al cartilor. Deteriorarea acestora poate aparea nu doar in procesul de digitizare ci si la ambalare, transport, depozitare, etc.

2. Recunoastere incorecta sau incompleta a textului

Stim ca aplicatiile de OCR-izare nu realizeaza recunoasterea textului in proportie de 100% si este nevoie de corectura manuala. Rata de corectitudine este si mai mica in cazul prescurtarilor, regionalismelor, arhaismelor sau altor termeni pe care un operator de servicii de digitizare sa nu le cunoasca. Experienta unui bibliotecar sau a unui profesor de literatura este foarte importanta in astfel de situatii.

3. Produs final cu deficiente. Rezultatul final poate avea diverse neregului cum ar fi recunoasterea incorecta a textului, pagini neclare sau cu rezolutie diferita, diferente de culoare, pagini sarite. Toate acestea vor necesita timp si efort in plus pentru verificare si corectare.

4. Compatibilitate limitata a aplicatiei software Chiar daca software-ul de distributie este foarte performant si usor de utilizat , pot aparea probleme de compatibilitate atunci cand dorim sa facem schimb de baze de date cu alte biblioteci care folosesc alte tipuri de aplicatii.

5. Riscul alegerii unui prestator fara experienta. In acest caz, costurile, durata estimata de lucru calitatea oferita nu vor fi respectate, blocand intregul proces si cauzand neplaceri in lant. In final, exista chiar riscul anularii contractului si reluarii intregii operatiuni.

6. Riscul pierderii confidentialitatii asupra documentelor scanate – factor foarte important in cazul arhivelor sau bibliotecilor private care doresc pastrarea informatiilor numai pentru anumite categorii de utilizatori.

6. Scaderea rolului bibliotecii in comunitate – In final poate fi doar un factor de imagine, insa externalizarea acestor servicii minimizeaza rolul traditional al bibliotecii de pastrator si conservator al valorilor culturale scrise romanesti in societatea moderna. Capabilitatea de realizare interna a acestui proces nu doar confera prestigiu institutiei ci constituie o dovada a integrarii si asimilarii noilor tehnologii in strategia pe termen lung a bibliotecii, o dovada a intelegerii rolului modern al bibliotecii in societatea culturala romaneasca.

Acestea ar fi principalele avantaje si dezavantaje ale utilizarii serviciilor externe pentru digitizarea forndului papetar. Asteptam si parerea celor ce au folosit aceste servicii externe dar si a altor specialisti referitor la aceasta optiune

Intr-un articol viitor vom continua discutia despre realizarea interna a digitizarii (in-house) prin achizitia de echipamente pentru digitizare si specializarea personalului bibliotecar.

Articol realizat de catre

Esanu Corneliu Stefan – Product Manager

Dumitru Cristian – General Manager