Ghidul tau pe internet
Ce sunt tipizatele și de ce sunt importante într-o firmă?
Detalii
| Categorii | Economie |
|---|---|
| Taguri | Tipizate |
| Ultima actualizare | Miercuri 23 noiembrie 2022 |
| Vizualizari | 349 |
Voteaza & Distribuie
Descriere
Tipizatele sunt documente-cadru care prezintă conținuturi prestabilite, necesare în activitățile administrative. Aceste acte sunt create special pentru a permite colectarea cronologică, sistematică și rapidă a datelor rezultate din desfășurarea operațiunilor zilnice dintr-o firmă. Importanța tipizatelor este dată de necesitatea oricărei companii – indiferent de dimensiuni și profilul de activitate – de a înregistra fidel toate operațiunile pe care le întreprinde. Pentru a putea înțelege mai bine rolul acestor formulare, rândurile de mai jos vă prezintă câteva repere esențiale.Tipizatele permit înregistrarea sistematică a informațiilor
Cea mai importantă contribuție a tipizatelor în viața oricărei firme este aceea a înregistrării fidele, organizate și complete a tuturor datelor ce rezultă din operațiunile desfășurate. Una dintre obligațiile impuse prin lege, instituite în scopul unei colectări eficiente a taxelor și impozitelor, este înregistrarea completă și fidelă a tuturor operațiunilor comerciale pe care o firmă le desfășoară. În termeni simpli, orice vânzare și orice cumpărare (de materii prime, produse finite, servicii sau instrumente de lucru), orice schimbare în domeniul resurselor umane sau colaborare cu alte companii sau instituții trebuie să aibă înregistrare corectă și completă. Rațiunile sunt simple:
- pentru ca factorii decizionali să obțină o imagine de ansamblu cât mai detaliată și fidelă;
- pentru ca organele cu atribuții de control financiar-fiscal sau instituțiile de credit să poată avea acces facil la informații relevante.
Înregistrările sunt fundamentale în cristalizarea strategiilor
Viața oricărei companii este influențată esențial de fiecare decizie pe care managerii o iau ca urmare a analizelor datelor furnizate în mare parte de diferite modele de tipizate. Acestea conțin noțiuni esențiale pentru:
- înțelegerea poziționării în piață;
- definirea dorințelor clienților;
- interpretarea lor în raport cu posibilitățile reale de a livra ale companiei;
- contextul în care firma își desfășoară activitatea definit de tendințe și influențe.
Tot acest complex de informații este furnizat, în mare parte, de înregistrările realizate pe tipizate, iar deciziile înseamnă interpretări ale acestor date. Viabilitatea strategiei unei companii depinde fundamental de corectitudinea și relevanța informațiilor la care are acces, de justa interpretare, de formularea deciziilor și de implementarea corectă a acestora.
Tipizatele favorizează folosirea judicioasă a resursei umane
Așa cum este bine cunoscut din manuale și din studii de specialitate, resursa umană este cea mai valoroasă dintre investițiile realizate într-o companie. Tipizatele vin în întâmpinarea nevoii de a degreva, de sarcina realizării unor sarcini repetitive, personalul necesar realizării unor sarcini mult mai complexe. Evidențierea operațiunilor și culegerea sistematică a datelor nu produc ceva concret. Posibilitatea de a „scăpa” de asemenea task-uri în mod eficient și rapid este avantajul cert oferit de tipizate, un real ajutor oricărei organizații.
Formularele sunt mijloace probatorii
Tipizatele completate și asumate prin semnătură și ștampilă îndeplinesc un alt rol de o nebănuită importanță: sunt mijloace de probă, dovezi care pot constitui baza câștigării proceselor pe care firma le are cu clienți, furnizori sau instituții. Deși, în mod aparent, nu sunt decât formulare cu un conținut anume de date, consemnarea fidelă și cronologică a acestora este de natură a releva instanței de judecată, mediatorului și părților, adevărul în integralitatea sa. Practic, pe baza documentelor înregistrate corect, se poate fundamenta, dincolo de orice putință de tăgadă, o decizie justă.
Tipizatele înseamnă economii substanțiale
Nu în ultimul rând, tipizatele favorizează realizarea de economii reale, pentru simplul fapt că oferă suportul ieftin pe care se pot stoca datele culese. În fapt, varianta utilizării tipizatelor nu implică decât suportul de scris și un pix. În lipsa lor, datele ar trebui introduse într-un sistem informatic, apoi imprimate pe hârtie. O analiză simplă a resurselor necesare arată că ar fi necesare investiții în echipamente hardware și soluții software, în calificarea personalului, precum și cheltuieli pentru consumabile – cerneală, toner pentru imprimantă, hârtie, energie electrică.
Cu toate că, în multe cazuri, ar putea părea irelevant, rolul tipizatelor într-o firmă poate fi unul foarte important. Acestea sunt instrumentele ce permit colectarea fidelă a informațiilor, fluidizarea fluxurilor de lucru și direcționarea resursei umane creative către sarcini mult mai folositoare pentru atingerea obiectivelor.
Sursa foto:unsplash.com/photos/tQQ4BwN_Ufs